Datenschutzerklärung

1. Gegenstand und Umfang der Datenerhebung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung unseres Discord-Bots sowie des angeschlossenen Ticket-Systems. Folgende Kategorien personenbezogener Daten werden dabei erfasst:

• Discord Server-ID
• Ticket-System Channel-ID
• Ticket-Kategorie-ID
• Support-Rollen-ID
• KI-Admin-Rollen-ID
• Aktivierungsdatum des Activation Keys
• Discord-Nachrichten innerhalb von Tickets

Die Erhebung erfolgt automatisch, sobald unser Discord-Bot auf einem Server aktiviert und das Ticket-System in Betrieb genommen wird.

2. Zwecke der Verarbeitung

Die vorgenannten Daten werden zu folgenden Zwecken erhoben und verarbeitet:

• Bearbeitung und Beantwortung von Kundenanfragen im Rahmen des Ticket-Systems
• Verbesserung und kontinuierliche Optimierung der KI-gestützten Antworten und semantischen Suchfunktion
• Optimierung des Nutzererlebnisses, insbesondere im Hinblick auf die Effizienz der Supportprozesse
• Analyse der Website-Nutzung (z. B. mittels Google Analytics)

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu den genannten Zwecken und in Übereinstimmung mit den anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften.

3. Speicherort und Speicherdauer

Die verarbeiteten Daten werden in einer Qdrant-Datenbank in Form von Vektordaten auf europäischen Servern abgelegt. Dies dient der effizienten Verarbeitung sowie der schnellen Durchsuchbarkeit von Datensätzen. Die Speicherdauer beträgt solange der Discord Bot benutzt wird, bekommt der Discordbot nach 30 Tagen kein "Lebenszeichen" werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen stehen einer Löschung entgegen. Nach Ablauf der oben genannten Frist werden die Daten automatisiert gelöscht oder, falls eine Löschung nicht möglich sein sollte, in anonymisierter Form weiter vorgehalten.

4. Weitergabe an Dritte

Im Rahmen der Bereitstellung unseres KI-gestützten Ticket-Systems kann eine Übermittlung bestimmter Daten an externe Dienstleister erfolgen, soweit dies technisch oder organisatorisch erforderlich ist:

• AI-Dienstleister (z. B. OpenAI): Für die Analyse und Beantwortung von Discord-Anfragen können Inhaltsdaten des Ticket-Systems an den zugrunde liegenden KI-Service übermittelt werden. Die entsprechende Datenschutzerklärung finden Sie unter https://openai.com/policies/row-privacy-policy/ .
• Qdrant-Datenbank: Die in Vektoren umgewandelten Informationen werden zur Speicherung und Verarbeitung auf europäischen Servern gehostet.
• Google Analytics: Zur Analyse der Websitenutzung werden bestimmte Informationen über das Nutzerverhalten an Google übermittelt.

Eine weitergehende Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte findet nur statt, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist, Sie eingewilligt haben oder ein berechtigtes Interesse im Sinne der anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften vorliegt.

5. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, um die Integrität und Vertraulichkeit der verarbeiteten Daten zu schützen. Hierzu zählen unter anderem Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL/TLS), Zugriffs- und Berechtigungskonzepte sowie regelmäßige Sicherheitsprüfungen. Unbefugte Zugriffe, Datenverluste oder Datenmanipulationen sollen hierdurch verhindert werden.

6. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben gemäß den anwendbaren Datenschutzvorschriften – insbesondere der DSGVO – die folgenden Rechte:

• Auskunftsrecht: Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten und deren Herkunft, den Verarbeitungszweck sowie etwaige Empfänger der Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten unverzüglich berichtigen bzw. ergänzen zu lassen.
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern deren Verarbeitung nicht (mehr) erforderlich ist.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Im Rahmen bestimmter Voraussetzungen können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten beantragen, etwa bei bestreitenden oder prüfungsbedürftigen Sachverhalten.
• Widerspruchsrecht: Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf ein berechtigtes Interesse stützen, steht es Ihnen zu, hiergegen Widerspruch einzulegen.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an matthias.dorner07@gmail.com. Wir werden Ihr Anliegen unverzüglich bearbeiten und Sie über das Ergebnis informieren.

7. Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website setzt sogenannte Cookies und Tracking-Tools (z. B. Google Analytics) ein, um das Nutzerverhalten zu erfassen und unsere Online-Angebote zu verbessern. Bitte beachten Sie, dass wir derzeit keine Möglichkeit anbieten, diese Cookies individuell abzulehnen oder zu konfigurieren. Mit der weiteren Nutzung unserer Website erklären Sie sich mit dem Einsatz dieser Tracking-Verfahren einverstanden. Sofern Sie dies nicht wünschen, können Sie Ihren Browser entsprechend konfigurieren oder von einer weiteren Nutzung absehen.

8. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um geänderten rechtlichen Rahmenbedingungen oder organisatorischen Anforderungen Rechnung zu tragen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website einsehbar. Es obliegt den Nutzern, sich regelmäßig über den Inhalt dieser Erklärung zu informieren.

9. Kontakt und Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Matthias Dorner
E-Mail: contact@bravodesk.eu

Bitte richten Sie sämtliche Anfragen oder datenschutzrechtlichen Anliegen an die vorstehende E-Mail-Adresse.